İster kağıt öğütücü denilsin, ister kağıt kırpma makinesi denilsin, özünde veri güvenliği sağlamak olan ve kağıt üstündeki bilgilerin geri döndürülemez bir biçimde, güvenli, hızlı aynı zamanda da doğaya zarar vermeden imha edilmesi için evrak imha makineleri önemli rol üstlenirler.
Peki bir evrak imha makinesi seçerken hangi özellikleri dikkate almalıyız? Doğru evrak imhasını nasıl sağlamalıyız? Güvenlik seviyeleri nedir? Kesim şekli neden önemli? Kişisel verilerin korunması kanununda (KVKK) bu konuda ne gibi şartlar var? Bıçak ömrü nedir, atık kovası hacmi neden önemlidir? Bunların hepsini sizler için derledik.
Pek çok farklı materyali imha edebilen, farklı kesim şekillerine sahip ve farklı kapasitelere göre makine seçeneği mevcuttur. Küçük ofislerden ortak alanlara, kişisel kullanımdan sanayi tipine, şerit & düz kesimden çapraz & parçacık kesim sağlayan yüksek güvenlik gereksinimlerine kadar geniş bir yelpazede doğru evrak imha makinesini seçebilmek için gereksinimleri de doğru belirlemek gerekmektedir.
Evrak İmha Makinesinde Ne İmha Edilecek?
Bu sorunun cevabı seçeneklerimizi filtreleyebilmek için önemlidir. İmha edilecek materyal sadece kağıt mı? USB flash bellek, CD / DVD imha edilecek mi? Bir klasörü komple öğütebilmek mi etmek istiyoruz? Yada harddisk, cep telefonu yada tablet gibi elektronik cihazları mı imha edeceğiz? Plastik, pet, alüminyum kutu ve tetrapak gibi daha farklı materyaller mi imha edilcek? Bunu net bir şekilde belirledikten sonra bu özelliklere uygun evrak imha makinelerini de belirleyebiliriz.
Materyallere göre güvenlik seviyesi göstergelerinde kullanılan harfler şu şekildedir;
- P - Kağıt veri ortamları
- O - Optik veri ortamları (CD / DVD gibi)
- T - Manyetik veri ortamları (Disket, manyetik şeritli kimlik kartları / kredi kartları gibi)
- E - Elektronik veri ortamları (USB stick flash bellek, çipli kartlar, hafıza kartları, SD kartlar, MMC kartlar gibi)
- F - Film ve folyo ortamındaki veriler (Fotoğraf filmleri gibi)
- H - Hard donanım ortamındaki veriler (Harddisk, HDD, SSD, tablet, cep telefonu gibi)
Güvenlik Seviyesi , Kesim Şekli ve KVKK
Evrak imha makinelerinde diğer bir kriter de kesim şekline (öğütmeye) bağlı güvenlik seviyeleridir. Bu seviyeler her materyalin kendi özelinde farklı kademelerde olabilir ve bu kademeler 1'den 7'ye kadar sıralanır. 1 (bir) en düşük güvenlik seviyesi iken 7 (yedi) en yüksek güvenlik seviyesini işaret eder.
Bu göstergelere göre belirlenen seviyelerde bize kesim şeklini ifade edecektir. Örneğin kağıt veri ortamındaki materyallerin (P) Kesim şekillerine göre belirlenen seviye açıklamaları da şu şekildedir;
- P1 Güvenlik Seviyesi - Düz / Şerit kesim (standartlara göre maksimum 12 mm olmalıdır)
- P2 Güvenlik Seviyesi - Düz / Şerit kesim (standartlara göre maksimum 6 mm olmalıdır)
- P3 Güvenlik Seviyesi - Çapraz / Parçacık kesim (standartlara göre maksimum 320 mm2 olmalıdır)
- P4 Güvenlik Seviyesi - Çapraz / Parçacık kesim (standartlara göre maksimum 160 mm2 olmalıdır)
- P5 Güvenlik Seviyesi - Çapraz / Parçacık kesim (standartlara göre maksimum 30 mm2 olmalıdır)
- P6 Güvenlik Seviyesi - Çapraz / Parçacık kesim (standartlara göre maksimum 10 mm2 olmalıdır)
- P7 Güvenlik Seviyesi - Çapraz / Parçacık kesim (standartlara göre maksimum 5 mm2 olmalıdır)
Anlaşılacağı üzere güvenlik seviyesi yükseldikçe imha edilen materyalin parçaları da o kadar küçük ve geri döndürülemez olacaktır.
Peki KVKK 'ya göre hangi güvenlik seviyesini tercih etmeliyiz? 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre kağıt ortamındaki ve dijital ortamdaki verilerin geri döndürülemeyecek seviyede ve imha / öğütme makinelerinde yok edilmesi gerektiği belirtilmiştir ve bu seviyenin de minimum çapraz / parçacık kesim olması gerekmektedir. Yani KVKK'ya uygun evrak imha makinesi minimum P3 güvenlik seviyesinde olmalıdır.
Bu bilgiler ışığında imha edeceğimiz materyallere uygun güvenlik seviyesini de belirleyerek geniş ürün yelpazesinden seçeneklerimizi biraz daha filtrelemiş oluruz.
Makinenin Bulunacağı Ortam, Kullanıcı Sayısı ve İmha / Öğütme Kapasitesi
Bu aşamada ne kadar büyük ve güçlü bir makineye ihtiyacımız olduğunu belirlemeliyiz. Evrak imha makinesini tek bir kişi mi kullanacak yoksa ortak kullanım alanında birden fazla kişi için mi olacak? Günlük ortalama ne kadar evrak imha edilecek? Bu soruları da netleştirdikten sonra doğru evrak imha makinesini artık belirleyebileceğiz.
Evrak imha makinelerinde ihtiyaç duyulan kapasiteyi karşılayan özelliği, aynı anda öğütebileceği kağıt adedinden bulabiliriz. Eğer tek bir kişinin kullanacağı bir evrak imha makinesi istiyorsak ve günlük imha çok yoğun değilse, aynı anda 5 - 10 sayfa imha edebilen bir evrak imha makinesi ihtiyacımızı karşılayacaktır. HSM Securio C serisi ve HSM Shredstar serisi bu ihtiyaçlara uygun versiyonları barındırmaktadır. Ancak ortak bir alanda 10 kişinin kullanımında olacak ve günlük ortalama bir yoğunlukta evrak imhası yapılacaksa daha büyük evrak imha makinelerinden seçmek gerekir. Bu aşamada aynı anda 20 - 30 kağıdı imha edebilen makinelere yönelmek daha doğru olacaktır ve HSM Securio B serisindeki evrak imha makinelerine bakılmalıdır. Yoğun bir şekilde sürekli evrak imhası olan alanlarda ise daha profesyonel modellere, aynı anda 50 ve üzeri sayfayı imha edebilen makinelerden bir seçim yapmak gerekir. HSM ürün yelpazesinde buna uygun olan modeller HSM Securio P ailesinde mevcuttur. Bu ihtiyaçların üzerindeki imhalarda ise (aynı anda 80 - 90 sayfadan daha fazla imha kapasitesinde) HSM Powerline serisi sanayi tipi modeller seçenekler arasındadır. Tüm bu seçenekler doğrudan olarak evrak imha makinesinin atık kovası hacmini (Litre olarak ifade edilir) ve makinenin genel ebatlarını etkilemektedir.
Evrak İmha Makinesi Seçimindeki Diğer Özel Etkenler
İhtiyaçlar belirlenip seçenekler aza indirgendikten sonra en doğru ve nihai kararı verirken, evrak imha makinesinin belirleyici bir kaç özelliğini de göz önüne almak gerekir. Bunlar;
- Ağız genişliği
- Kesme hızı
- Motor gücü
- Ses düzeyi
- Otomatik besleyici özelliği
gibi sıralanabilir.
Ağız genişliği, evrak imha makinesinin bıçaklarının maksimum alabileceği evrak genişliğini ifade etmektedir. Yani A3 ebatlarında bir evrak yığınını imha etmek istiyorsanız ağız genişliği 230 - 240 mm olan bir makine size uygun olmayacaktır. En az 300 mm ağız genişliğinde bir evrak imha makinesi tercih etmeniz daha doğru olacaktır. Tabi 300 mm ağız genişliği olan bir makinede A4 ebadındaki evraklarınızı da yatay olarak imha edebilir ve bu sayede evrak imhası sırasında 2 kat daha hızlı imha sağlayabilirsiniz.
Kesme hızı genelde saniyedeki milimetre hızı olarak ifade edilir ve mm/s olarak gösterilir. Makinenin hızı ve aynı anda imha edebildiği sayfa sayısı bilgileri ile, elinizdeki evrakları ne kadar zamanda imha edebileceğinizi hesaplayabilirsiniz. Ağız genişliğiniz A4 ebadındaki sayfaları boyuna değil de enine verebilmenize uygun ise hızınız iki kat daha fazla olacağından bu zamanı ikiye bölebilirsiniz.
Motor gücü, watt yada daha büyük makinelerde Kw olarak gösterilir ve önemli bir etkendir. Bir evrak imha makinesi ebat olarak büyük görünebilir ancak motor gücü zayıfa bu büyüklük hiçbir anlam ifade etmez ve sadece atık kovasının büyük olduğunu gösterir. Aynı anda imha edilebilen evrak sayısı arttıkça motor gücü de buna bağlı olarak artar. İki aynı tip ve özelliğe sahip farklı modeller arasında bir seçim yapmak gerektiğinde motor gücüne bakılarak karar verilebilir.
Ses düzeyi desibel - dB olarak ifade edilmekte olup, standartlara göre aşağıdaki gibi sınıflandırılmaktadır;
- 0 dB İşitmenin alt sınırı
- 10 dB Yaprak hışırtısı
- 20 dB TV Stüdyosundaki kamera arkası
- 30 dB Gece oda sessizliği
- 40 dB Kütüphane, hafif fısıltı
- 50 dB Oturma odası, ortalama ev
- 60 dB Sohbet konuşma sesi
- 70 dB Elektrik süpürgesi
- 80 dB İşlek caddede kaldırım
- 90 dB Dizel kamyon
- 100 dB Disko, metro istasyonu
- 110 dB Korna, siren sesleri
- 120 dB Gök gürültüsü
- 130 dB Jet motoru
Bir evrak imha makinesindeki en ideal ses yukarıdaki tablodan da görülebileceği üzere 50 - 70 dB aralığında olmalıdır.
Otomatik besleyici (Automatic Feeder) ise, imha edilecek evrakların topluca konulduğu bir haznedir ve evrak imha makinesi, öğütülecek kağıtları otomatik olarak bu hazneden alır ve kendiliğinden sırayla imha eder. Bu sayede evrak imhası sırasında makineye sürekli olarak kağıt vermek gerekmediğinden zaman tasarrufu sağlanır. Aynı zamanda bu özellik HSM evrak imha makinelerinde "kilitleme" seçeneği ile birlikte ekstra bir güvenlik daha sağlar. HSM Securio AF modellerinde bulunan kilitleme özelliği ile hazneye konulan evraklar özel bir usb stick ile kilitlenerek imha sırasında evraklar görünmeyecek bir şekilde gizlenmiş olur. Ancak otomatik besleyicide imha edilecek evraklarda ataş ve zımba gibi materyaller bulunmamalıdır çünkü bu materyaller otomatik besleyici ünitesindeki taşıyıcı lastik tekerleklere zarar verebilmektedir.
Evrak İmha Makinelerinde Kağıt Sıkışması
Evrak imha makinelerinde en çok karşılaşılan yaygın sorunlardan biri olan kağıt sıkışmasının bazı nedenleri vardır. Bunların başında tabiki makinenin belirlenen kapasitesinin dışında daha fazla sayfayı aynı anda öğütmeye zorlanması gelmektedir. Kaliteli evrak imha makinelerinde böyle bir zorlamada makine kendini korumaya alarak durdurur ve kullanıcının geri çalıştırma düğmesine basarak sıkışan kağıtları makineden geri almasını sağlar. Sıkışmanın diğer nedenleri arasında makineye uygun olmayan materyallerin imha edilmeye çalışılması da gösterilebilir. Bu durum sıkışmanın yanı sıra kesici bıçaklara da zarar verebilir. HSM evrak imha makinelerinde kullanılan üstün Alman çeliği bıçaklar; solingen kaplamalı olup yekpare çelikten üretilmiştir ve bakımlı kullanımda 30 yıl bıçak ömrüne sahiptir. Evrak imha makinenizin kesici bıçaklarının daha rahat çalışması, makinede biriken kağıt tozunun arındırılması ve daha uzun ömürlü olması için özel olarak üretilen koruma bakım solüsyonu HSM Oil kullanmanızı önermekteyiz. Ayrıca kağıt sıkışmasına neden olan diğer bir faktör ise atık kovasının dolması ve bıçaklara baskı yapmaya başlamasıdır. Yine kaliteli evrak imha makinelerinde bu durum için de bir sensör mevcut olup, atık kovasının belli bir seviyeye kadar dolması halinde ikaz vererek çalışmayı durdurması beklenir. HSM evrak imha makineleri; atık kovası dolduğu zaman kullanıcıları uyararak istenmeyen arızaların önüne geçilmesini sağlar.
Evrak İmha Makinelerinde Isınma, Durma ve Tekrar Çalışma
Evrak imha makinesi kullanıcılarının şikayetçi olduğu konuların başında ısınma, ısınmaya bağlı durma ve bekleme süresi gelmektedir. Motor gücü zayıf, havalandırma döngüsü yetersiz evrak imha makinelerinde bu sorun sıklıkla yaşanmaktadır. Alman üretimi HSM evrak imha makinelerinde kullanılan motor güçleri, ihtiyaç duyulan toleransların üzerinde sunulmakta olup, özellikle HSM Securio serisi evrak imha makinelerindeki motorlarda bulunan pervane ve hava akışı dinamiği ile ısınmaya müsaade etmez. Rakiplerine oranla %20 ile %30 arasında daha fazla ısınma mukavemeti ve çalışma süresi sunan HSM evrak imha makineleri ile imha süreçleriniz asla kesintiye uğramaz.
Garanti, Teknik Servis ve Yedek Parçanın Önemi
Alacağınız ürün her ne olursa olsun garantisi, teknik servis ağı ve yedek parça tedariği çok önemlidir. Genellikle kullanıcılar satın alma sırasında bu önemli faktörü göz ardı ederler ve daha sonradan yaşayabilecekleri sorunlarda da istenmeyen sonuçlar ile karşılaşabilirler. Oysaki satış sonrası hizmet ve servis, satın alma sırasındaki en önemli faktörlerden biridir ve asla göz ardı edilmemelidir. Satın alacağınız marka ne olursa olsun garantisini, servis ağını ve yedek parça stoğunu mutlaka araştırınız. Pek çok marka bu konuda mevcut müşterilerini mağdur edebilmekte ve çözümsüz bırakmaktadır. Böyle bir sorun ile karşılaşmamak için ithalatçı firmalar ile değil, yurtiçinde mevcut distribütörlüğü bulunan, yetkili servis ağı ile hizmet sunan bir markayı tercih etmek en doğrusudur. Arya Büro Makineleri, Alman HSM markasının Türkiye tek distribütörü olup, Türkiye genelinde geniş bir servis ağına sahiptir. İstanbul'da genel merkez ile birlikte bölge ofisi ve Ankara'da da bir bölge ofisi olan HSM'nin, Türkiye geneline yayılmış geniş satış ve servis ağı sayesinde, sahibi olduğunuz HSM marka evrak imha makinelerinizin teknik desteğini sorunsuz bir şekilde alabilirsiniz. Aynı zamanda yüklü yedek parça stoğunu daima elinde bulunduran HSM teknik servis departmanı, gelen taleplere hemen yanıt vermektedir.
Evrak İmha Makinesinin Bakımı
Evrak imha makineleri de mekanik sisteme sahip her makine gibi düzenli bir bakıma gereksinim duymaktadır. Özellikle öğütücü sisteminin sürekli zorlanma ve yük altında aşındırıcı bir işlem yapıyor olmasından kaynaklı bu mekanizmaların periyodik olarak bakımlarla temizlenmesi, korunması ve kontrol edilmesi gerekmektedir. HSM olarak sadece evrak imha makinelerinde kullanıma özel olarak üretilmiş olan koruyucu ve bakım solüsyonları; evrak imha makinelerinin bıçaklarını biriken kağıt tozlarından arındırır, bıçaklar üzerinde özel bir kaplama sağlayarak daha uzun ömürlü olmasını sağlar ve bıçakların öğütme esnasında daha rahat bir şekilde çalışmasını sağlar. Kullanım yoğunluğuna bağlı olarak haftada en az bir defa kesim bıçaklarının bu özel HSM Oil ile yağlanması önemlidir. HSM Oil, normal bir yağ gibi algılanmamalıdır. Özel bir solüsyon olan HSM Oil, makine yağları gibi yapışkan değildir, aksine arındırıcı bir özelliğe sahiptir. Bıçak üzerinde oluşturduğu özel katman sayesinde de metalin dış etkilerden alacağı tüm zararı da minimize etmektedir.