1- İhtiyacınız Olan Fonksiyonları Belirleme
Yakın geçmişimizde fotokopi makineleri ve yazıcılar iki farklı kategoride ele anılırken, tarayıcı ve faks gibi diğer özellikler ise tamamen bam başka bir kategoride değerlendirilmekteydi. Ancak günümüzde gelişen teknoloji ile birlikte dijitalleşmenin bir getirisi olarak modüler sistemler yaygınlaştı ve daha fonksiyonel baskı çözümleri sunulmaya başlandı. Fotokopi makineleri ve yazıcılar da artık genellikle MFP yani "Multifunctional Printer" olarak anılmakta ve pek çok özelliği bir arada bulundurmaktadır. MFP olarak adlandırılan makinelerde yazıcı özelliğinin yanı sıra tarayıcı özelliği, dolayısıyla fotokopi özelliği bir arada gelmektedir. Bunlara ek olarak bazı markaların bazı modellerinde standart yada opsiyonel olarak faks özelliği, network / ağ bağlantısı özelliği, WiFi / kablosuz ağ bağlantı özelliği de bulunmaktadır. Örneğin Kyocera M3145dn modelinde network özelliği mevcutken, Kyocera M3645dn modelinde network özelliği yanı sıra faks özelliği de mevcuttur. Kyocera M5521cdw modelinde WiFi kablosuz ağ bağlantısı özelliği, Kyocera M5526cdw modelinde ise WiFi kablosuz ağ bağlantısı özelliğine ek faks özelliği de bulunmaktadır.
Yine bazı markaların bazı modellerinde çeşitli sonlandırma üniteleri de opsiyonel olarak sunulmakta, baskı sonrası zımbalama, katlama, ciltleme, sıralama ve benzeri pek çok özellik de elde edilebilmektedir. Bu nedenle öncelikle ihtiyacımız olan fonksiyonları belirlemeli ve seçimimizi şekillendirirken bu özellikleri göz önünde bulundurmalıyız.
Bu fonksiyonları basitçe sıralamak gerekirse;
- Fotokopi
- Faks
- Network (Ağ) Bağlantısı için Ethernet girişi
- WiFi (Kablosuz Ağ)
- Dokunmatik Ekran Arayüz (Interface)
- Ek ünite desteği (ek kağıt kaseti, sonlandırma seçenekleri)
2- Siyah mı, Renkli mi?
İhtiyacımız olan fotokopi makinesi / yazıcı seçimimizi belirleyecek diğer bir unsur da istediğimiz baskının siyah beyaz yada renkli olmasıdır. Mono / monolazer olarak da adlandırılan seriler tek (siyah) renk "K" toner özelliği ile gelir ve sadece siyah renk baskı için kullanılırlar. Renkli çıktılar sunan makinelerde ise siyah rengin yanında C M Y olarak tabir edilen Cyan Magenta ve Yellow renkleri için de tonerler mevcuttur. Örneğin Kyocera Ecosys M3145dn modeli siyah beyaz makine klasmanında yer alırken Kyocera Ecosys M6230cidn modeli renkli makine klasmanındadır. Kyocera markasında model kodlarında "c" harfinin olması makinenin renkli özelliği olması anlamına gelirken, Develop markasında bu özellik "+" işareti ile ifade edilmektedir.
Satın alma aşamasında ve kullanım sürecinde sarf malzeme alımlarında maliyeti etkileyen en önemli faktörlerden başında bu özellik gelmektedir. Tabi bu özellik drum / kit ömürleri sonunda da yenileme maliyetlerini etkilemektedir. Bu nedenle doğru ihtiyacı belirlemek önemlidir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken diğer önemli bir nokta da sahip olunan makinede mutlaka orijinal toner kullanılması gerektiğidir. Muadil yahut dolum olarak tabir edilen tonerlerin kullanımlarında makineniz garanti kapsamı dışında kalabilir, beklenmedik arızalara neden olabilir.
3- Kullanılacak Kağıt Ebadına ve Kalınlığına Uygun Seçim
Her fotokopi makinesi / yazıcı, her kağıt ebadına uygun değildir. Ayrıca kağıtların gramajları da çıktı alınacak makineye uygun olmalıdır. Yaygın olarak kullanılan kağıt ebatları A4 ve A3 'tür. Ancak A6 A5 gibi daha küçük ebattaki kağıtlardan SRA3 (A3+) ebadına, hatta 1,5'den daha uzun banner kağıtlarına kadar özel seçenekler sunan modeller mevcuttur. Kyocera Ecosys P3145dn, M3145dn, M6230cdn, TASKalfa 308ci gibi modeller A4 makineler sınıfında yer alırken, Kyocera Ecosys M8124, TASKalfa 5003i, TASKalfa 2553ci, TASKalfa 3554ci, Develop ineo 250i, ineo 300i, ineo+ 250i, ineo +300i gibi modeller A3 ve daha büyük ebattaki kağıtlara uygun modellerdir.
Kağıt ebatları ile birlikte kağıt gramajı da önemlidir. Kağıt gramajı g/m2 yada gr/m2 olarak ifade edilir ve ilgili kağıdın 1 metrekaredeki ağırlığını gösterir. Standart olarak ortalama 50 gr/m2 'den 250 - 270 gr/m2 ağırlığına kadar kağıda baskı yapabilen fotokopi makineleri / yazıcılar, by-pass üniteleri üzerinden daha ince yada daha kalın kağıtlara da baskı yapabilmektedir. Develop ineo+ 250i model fotokopi makinesi kağıt kasetinden 52-256 gr/m2 aralığındaki kağıtları alabilirken manüel bypass üzerinden 60-300 gr/m2 aralığında kağıt alabilmektedir. Bazı marka ve modeller, ek doküman işlemcileri sayesinde bu aralığı daha da genişletebilmektedir. Kyocera TASKalfa 3554ci modelinde DP-7150 doküman işlemcisi ile 35 gr/m2 inceliğinde kağıtlara kadar baskı yapılabilmektedir.
4- Çıktı / Kopyalama Hızı, Kapasitesi ve Uygun Kağıt Kaseti
MFP cihazınızdan, yani fotokopi makinenizden / yazıcınızdan alacağınız çıktı / kopya yoğunluğu, makine seçiminizi doğrudan etkileyen diğer bir faktördür. Sayfa sayısı / dakika olarak tanımlanan bu hız, dakikada 20 kopya, 30 kopya ........ 70 kopya, 80 kopya gibi çeşitli hızlarda olabilir. Bu hızın yanı sıra makinede kullanılan tonerlerin kapasitesi de önemlidir. 3.000 çıktı alabileceğiniz tonerler olduğu gibi 30.000 çıktı alabileceğiniz tonerler de mevcuttur. Makine seçiminizi yaparken, alacağınız ortalama günlük yada aylık çıktı adedinize göre bir hız ve kapasite belirlemelisiniz. Yine seçeceğiniz makinenizin bu kapasiteyle orantılı kağıt tepsisi / kaseti kapasitesine sahip olması doğru olacaktır. Bir kaç örnekle göstermek gerekirse; Kyocera Ecosys M4125idn modeli dakikada 25 kopya hızına sahipken, M4132idn modeli dakikada 32 kopya hızındadır. Yada Develop ineo+ 300i modeli dakikada 30 çıktı hızına sahip olmasına rağmen ineo+ 360i modeli ise dakikada 36 çıktı hızındadır.
5- Çift Yönlü Baskı ve Çift Yönlü Tarama / Duplex Ünitesi / ADF, RADF ve DADF
MFP cihazlarda ve fotokopi makinelerinde en çok karşılaşılan karışıklıklar tek yönlü ve çift yönlü baskı / tarama işlevlerinde yaşanmaktadır. Bazı modeller çift yönlü baskı özelliğinde ve hatta bazıları tek aşamada çift yönlü tarama özelliğindedir. Yani kağıdın her iki yönünü tek seferde tarayabilmektedir.
Duplex ünitesi, kağıdın her iki yüzünün de otomatik olarak baskılanabilmesi sağlayan ünitedir. Kağıdın her iki yüzüne de aynı anda (kağıdın makinede otomatik olarak çevrilmesi ile) çıktı alınabilmesini sağlar ve hem hız kazandırır hem de işçiliği azaltır.
ADF, yani Automatic Document Feeder denilen ünite otomatik doküman besleme ünitesi olarak nitelendirilir ve taranacak / fotokopi çekilecek dokümanların bu besleyiciye konulması ile otomatik olarak işleme alınmasını sağlayan birimdir.
RADF, yani Reversing Automatic Document Feeder ise; ADF 'den farklı olarak besleyiciye konulan dokümanların her iki yönünün de taranmasını sağlar fakat bunu iki işlemde yapar. Önce kağıdın bir yüzünü tarar, ardından kağıdı çevirerek diğer yüzünü tarar.
DADF, yani Duplexing Automatic Document Feeder da ise, RADF 'den farklı olarak besleyicideki dokümanların her iki yönünü aynı anda tek seferde tarar. Yani en hızlı işlem DADF özelliğinde gerçekleştirilmektedir. Bu sistemde çift tarayıcı mevcuttur, kağıt feeder / besleyici içerisinde devam ederken, her iki tarayıcı da dokümanı aynı anda, ön ve arka yüzünden tarar.
6- Çevrimdışı / Çevrimiçi Seçenekleri, USB Yada Ethernet / WiFi Ağ Bağlantısı Özellikleri
İhtiyacımız olan fotokopi makinesi / yazıcı yada MFP olarak tabir edebileceğimiz ürünü, pek çok seçenek arasından yukarıdaki kıstaslar vasıtasıyla eleyerek seçenekleri azalttıktan sonra bir kaç detayı daha belirledikten sonra satın alma seçeneklerimizi ürün bazında değil de daha farklı belirleyici etkenleri göz önüne alarak değerlendireceğiz. Ama öncesinde kullanacağımız makinemiz çevrimdışı yani sadece bilgisayarımıza bağlı bir şekilde mi çalışacak, yoksa çevrimiçi yani ağa yada internete bağlı bir şekilde mi çalışacak bunu belirlemeliyiz. Çevrimdışı ürünler USB bağlantı noktası ile bilgisayarlara bağlanırken, çevrimiçi yani ağa yada internete bağlı ürünler ethernet yada wifi (kablosuz bağlantı) noktaları ile ağlara, internete, bilgisayarlara ve akıllı cihazlara bağlanabilirler. Eğer makinemizi ortak bir alanda kullanacaksak, tarama ile e-posta gönderimi yapacaksak mutlaka bir ağa bağlamak gereklidir. Ancak bu bağlantıyı kablosuz bir şekilde oluşturmak istiyorsak; kablosuz bağlantı özelliği olan, yani WiFi özellikli bir fotokopi makinesi / yazıcı seçmemiz gereklidir.
7- Sonlandırma Seçenekleri
Sonlandırma seçenekleri, fotokopi makinesinden / yazıcıdan elde edilen çıktıların kullanımdan önce son bir işlemden daha geçirilmesini ifade etmektedir. Bu işlemler arasında;
- Gruplandırma (Sınıflandırma)
- Zımbalama
- Katlama (Yarım Katlama, Tam Katlama, Üç Katlama)
- Z Katlama
- Mektup Katlama
- Kitapçık Haline Getirme
- Delme
gibi sıralanabilir. Eğer bu gibi sonlandırma özelliklerine ihtiyacınız varsa, bu sonlandırma üniteleri desteğini sunan bir model seçmeniz gerekmektedir.
8- Teknik Servis, Yedek Parça ve Sarf Malzeme
İhtiyacımıza uygun modelleri belirledikten sonra satın alma aşamasında artık ilgili modelimizin servis ağını, yedek parça ve sarf malzeme bulunurluğunu araştırmamız gerekir. Yetkili servis ağı bulunmayan, yedek parça sıkıntısı olan ve orijinal sarf malzemesi bulunmayan marka ve modelleri tercih etmek, orta ve uzun vadede çok can sıkıcı durumlar yaşamanıza neden olabilir ve hatta makinenizin kullanılamaz atıl bir hale gelmesine yol açabilir. Bu nedenle yaygın bir yetkili servis ağı olan, her zaman yedek parça ve sarf malzemesine kolaylıkla ulaşabileceğiniz bir model tercih etmenizi önermekteyiz. Arya Büro Makineleri olarak, Kyocera ve Develop markalarının bu konuda güvenilir ve tercih edilmesi gereken markalar olduğunu belirtmek isteriz.
9- Ucuz Olan Değil, Kurumsal Olan Satıcının Önemi
Aynı marka ve model ürünlere, farklı noktalardan elde edebileceğiniz farklı fiyatlara sahip olabilirsiniz. Ancak unutulmamalıdır ki fiyatı etkileyen pek çok önemli etken vardır. Satın aldığınız ürünün garantisinin olması, kurulum desteği bulunması, içerisindeki toner, drum gibi ünitelerinin orijinal ve tam olması gibi etkenler, fotokopi makinesi / yazıcı satın alınırken özellikle dikkat edilmesi gereken etkenlerdir. Günümüzde özellikle internet ortamında ulaşılabilen pek çok rekabetçi fiyat ile karşılaşılmaktadır. Ancak bu ucuz fiyatları sunan firmaların, ilgili markanın yetkili satıcısı, yetkili bayisi veya distribütörü olup olmadığına dikkat edilmelidir. Yetkisiz satıcılar ile piyasaya sunulan pek çok ürün garantisiz olabilir, orijinal tonerleri alınarak yerine muadil toner takılmış cihazlar olabilir, kullanılmış ancak yenilenerek temizlenmiş, ömrü az makineler olabilir. Satın alımınızdan sonra bu gibi istenmedik durumlar ile karşılaşmamanız için satın alacağınız fotokopi makinesini / yazıcıyı mutlaka yetkili satıcıdan, yetkili bayiden yada distribütörden temin ediniz. Arya Büro Makineleri yetkili bayi ve yetkili teknik servistir. Satın alacağınız fotokopi makineleri ve yazıcılar orijinal kutusunda ve tam garantili olup teknik ekibimiz tarafından yerinizde ücretsiz kurulumu yapılarak teslim edilmektedir.